花费管理

为什么Sysco在手动费用管理上转动了页面

手动费用管理工具在聚光灯中有时间,主要是因为它们是员工报销和现金流量的唯一可供选择。今天的公司很乐意向这些耗时,基于纸张的流程竞标,并转向在线,自动费用跟踪产品,供其支出管理需求。

一个这样的公司是管理和配送公司 SYSCO ,将食品和饮料产品分配给餐馆,医疗保健和教育设施。该公司将近四年前扩大信用卡的费用管理计划,包括旅行和费用卡计划以及第三方费用管理软件。在最近与今日新闻采访中指出,这些变化为公司及其员工,布伦特安德森(Brent Anderson)的员工和其员工的员工提供了明确和独特的效益。

“在实施旅行和费用计划之前,大约三年半前......我们的旅行者会旅行,他们会对他们的个人信用卡和文件费用报告进行偿还的费用,”他解释说明。 “费用报告是一个非常手动过程。旅行和费用卡的出现使我们能够将卡片放在旅行者的手中,因此他们不再需要将旅行花费放在自己的个人信用卡上,并提供更快更容易偿还报销的解决方案。

这些数字费用解决方案能够减少费用报告挫折,以及Sysco等公司更熟悉其同事的需求,并改善对财务数据的获取,创造效率和提高计划遵守。

预期和意外的好处 

SYSCO 使用三个信用产品用于员工:旅行和费用卡,燃料卡和购买卡或“P-Card”进行其他支出。安德森说,大约10,000张这些卡片是Sysco的一部分,作为其支出管理计划的一部分。

他补充说,公司对这些卡与第三方交易管理软件配对,并与发行银行合作,以确保它充分访问所有员工购买和支出。这允许工人访问他们需要的资金,而无需削减其收据,同时授予Sysco清楚地了解其费用交易,趋势和政策合规性。

“我们能够看到花费,帮助管理支出,并确保花费是合适的,我们及时偿还它,”安德森说。 “在使用旅行和费用信用卡时,交易与交易管理软件的交易界面,基本上完成了员工的费用报告...通过该自动化进程,然后提交,审核,批准和支付费用报告 - 没有收据录取纸质,没有手动记录费用报告......通过自动化工作流程以电子方式完成。“

此类工具删除了许多公司面临的挑战,例如偿还速度。

“我认为,通过自动化过程,它肯定会加快员工偿还员工的时间,”安德森说。 “该手动过程可能先前有几周,目前我们每天都在偿还。”

他说该计划也提供了其他福利。

“信用卡计划也以意想不到的方式帮助我们,”安德森解释道。 “例如,在自然灾害时期,它有助于我们确保员工安全和安全的能力。在这些情况下,员工可以使用他们的旅行和费用卡,以便在需要时立即访问食物和住所,或者该公司可以提供其他解决方案,例如使用企业信用卡付款的可用酒店安排避难所。“

计划合规性 

然而,自动化支出管理产品不仅可以提高与费用账户的员工的生产力。它们还允许Sysco通过设计预防协议以及提供数据来提高计划依从性,以帮助分析费用并确定潜在问题。

“它为我们所做的是它提供了数据,它有助于我们确保我们遵守我们的政策,”他解释说。 “我们有一个非常合规的劳动力,一般来说,但这只是帮助我们加强了我们正在遵循我们的政策。”

访问银行和通过Sysco的支出管理合作伙伴的支出数据也有助于该公司在会计方面上。

“我们将合作伙伴直接进入我们的财务报告系统的自动化界面,这将使我们通过类别录制旅游统计数据和适当的账户,”Anderson表示。

公司以比以往更大的规模和财务复杂程度的运营。采用数字支出管理解决方案可能会允许他们跟踪资金并确保更顺畅的操作 - 在Sysco的情况下。

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