下一个AP自动化

三方发票匹配自动化如何保护ers的收入

在夏季销售冰茶是大型企业,需要一个需要饮料品牌来管理从茶叶到瓶盖的所有东西的供应商付款。发票错误引起的问题可以短路供应商或流血买家干燥过度收费。在本月的下一个AP自动化跟踪器,Argo Tea金融副总裁Eric Forry讨论了三方发票匹配和实时发票评估如何帮助酿造更好的业务。

近80%的 美国人喝茶,在炎热的夏日扭转冰瓶,在较冷的天气凉爽的杯子上放松。

咖啡馆在咖啡馆关闭 新冠病毒 大流行减少了茶品牌的零售机会,但消费者仍在在线订购他们的最爱或在杂货店装载他们。然而,茶区供应商知道提供需求的产品不足以保证业务成功。他们还必须仔细管理他们的收入和购买以获得未来。

这一重要的部分是确保没有收入缺失。对于具有许多追踪的采购的可信业务来说,这个问题可能是特别繁重的。诚实错误或故意欺诈造成的发票不准确的欺诈迅速增加如果没有抓住和纠正,而意外的货币排水管会导致预算缺乏预测。非常密切监视发票和支出的复杂账款(AP)工具对帮助买家确保错误不会进食资金至关重要。

即使在典型的经济条件下,茶区供应者需要最新的见解,并清楚地清楚地了解其财务状况,但这些工具在公司少的收入减少到大流行期间,这些工具尤为乐于助人。埃里克·福瑞,副总裁,副总裁股票和松散叶茶公司和咖啡馆运营商 Argo茶并罗伊宇,其首席财务官和总统,最近向今日新闻解释说,AP工具可能会产生所有差异。合适的解决方案可以帮助更准确,方便地支付供应商,例如,在已经尝试的时间内缓解痛苦并确保顺利采购。

三方发票匹配

ARGO TEA管理一系列供应商,因此需要快速评估其收到的账单。 Yu说,该公司从世界各地的供应商酿造来自世界各地的供应商,从非洲,亚洲和中东和专有的茶叶,鲜花,香料和其他成分的茶叶,鲜花,香料和其他成分的购买者。福里解释说,它必须支付产品包装和维护物理位置所涉及的标准费用。这意味着如果其供应商犯错误,则会有许多机会,错误或欺诈将argo茶的结算流销售,并且它不会抓住它们。

“特别是对于一家制造的公司,如我们所做的制造 - 制造瓶装茶[或]开发使用许多不同成分的产品,[包括]瓶子,帽子,袖子,糖,调味料 - 你必须确保收到所有这些部分,并且[项目]计数是正确的,价格正确,“Forry添加了。 “有很多不同的变量。”

Forry指出,自动化发票处理和使用三方匹配有助于防止计费错误。三方匹配解决方案比较买家的购买订单,供应商发票和装运收据在经销商那里详细收到的商品,然后在差异上发送实时警报,例如收据,比购买订单中指定的产品更少,或者发票。这使得员工能够审查和确定如何回应,允许Argo茶迅速捕获和解决错误,并避免失去收入或下行供应商 - 这两者都会损坏关系。

捕获库存计费错误

三方发票匹配也可以在支付库存货物时提高准确性。例如,Argo Tea可以为一定数量的茶叶提供一定数量的茶叶的采购订单,并在配送中心收到并称重的数量比要求50磅,福里说。该公司必须能够检测和解决此类问题,以避免为永不收到的产品支付。

自动发票匹配工具可以比人类更快地捕获差异,并实时发送错误警报,从而删除发票问题未被注意的风险。

“系统将踢出一个例外[警报]并说,”接收不匹配“,”Forry解释说。 “[警戒]将转到负责人 - 购买者 - 购买者会看看发票并说'嘿,我们少得多50磅。”他们会回到供应商并说,'嘿,你能检查你的记录吗?我们看到这个订单减少了50磅 - 你可以仔细检查吗?'在那个点,供应商可能会说,'哦,你是对的,我们错过了一条夫妇。这是一个信誉。“这是可以保存[公司]的[采购]方面的东西。”

然而,并非所有差异都值得纠正。他指出,买家可能会发现争议的运输不值得一段时间,这是只有几美元的数量,而不是在发票上要求的金额。因此,公司必须进行微调适当的阈值水平,或“公差”,以确保自动化工具在必要时发送警报,并且不会浪费时间在轻微问题上。

“俗话说,”你不想成为追逐便士并绊倒美元,“福里说。

ARGO TEA为其支付的每种产品和服务奠定了不同的公差,并将这些级别秘密从供应商和大多数工作人员中保密。这种保密是维护坚实的欺诈战斗标准的一部分,这可能会阻止某人试图在阈值水平下方的过度填料,例如,将被发送警报。

确保 服务价格准确性

此类发票检查方法非常适合于公司获得物理商品的情况,但这些系统可能难以验证服务的票据,如果他们的中央办公室接受不同城市咖啡馆所进行的维修等行动的发票。公司办事处员工无法看到并评估所做的工作量,可能无法易于确定某些修复的成本。

“你怎么知道他们引用了茶咖啡店经理的价格一开始就......最终与您在物理上进入公司办公室的数量?”福里问道。

ARGO茶开发了新的工具,以适应其三方发票匹配方法,以协助支付此类服务。商店经理进入系统中的服务报价,公司总部人员可以跟进调查与其估算有关的账单金额。

“如果[原价估计是] 200美元,然后[承包商]以400美元的价格来账单和我们以后账单,[系统]将踢到那个商店经理并说'嘿,你说这是200美元,现在它是400美元。发生了什么事?“”福里说。 “这可能是我们的团队的错,在[经理]说,'哦,是的,他们要修理一件事,我就像,哦,这件事在后面的那种坏了,为什么不”你也这样做了吗? ......它实际上应该是400美元。“

经营业务需要管理采购,并快速准确地支付从主要库存货物到一次性服务的所有内容。未捕获的过热错误可以消耗买家的收入,错误地估计酸贩的关系的争议。两者都是任何经济气氛的重要问题,但在Covid-19大流行引起的那样的低迷期间避开它们是更重要的。

三方匹配自动化解决方案可以捕获和解决这些问题,最大限度地减少AP和买方 - 供应商关系摩擦。

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今日新闻研究: 产品滴:零售’新的转换播放– 2021

关于这项研究: 今日新闻产品滴剂研究调查消费者如何参与产品滴,闪存销售和私营销售等事件。该报告从2009年298名美国消费者的普查均衡调查中汲取了普查 - 平衡调查,并考察了商家如何使用独家销售事件来提高转换并创造参与客户体验。

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